La política de denuncia de irregularidades alienta al personal a presentar información creíble sobre las prácticas ilegales o las infracciones de las políticas adoptadas en la organización, especifica que la organización protegerá a la persona de las represalias e identifica a los miembros del personal o de la junta directiva o a terceros a quienes se puede denunciar dicha información.
1. Propósito
El propósito de esta política es garantizar que:
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Cualquier incidente de mala praxis o mala administración en el lugar de trabajo se evita siempre que sea posible y se trata de inmediato, en caso de que surja.
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El personal puede plantear preocupaciones genuinas sobre la mala praxis en el lugar de trabajo sin temor al acoso o la victimización.
2. Alcance
Esta política se aplica a todo el personal que tenga motivos razonables para creer que se ha producido, está ocurriendo o es probable que ocurra un incidente de mala praxis o mala administración en el lugar de trabajo dentro de la empresa.
Esta política se aplica a todo el personal de Deribit, incluidos los contratistas, los trabajadores de agencias y los trabajadores temporales.
3.
A los efectos de esta política, Deribit define la mala praxis como:
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La comisión de un delito penal o infracción de la ley civil
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Incumplimiento de una obligación legal
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Poner en peligro la salud y la seguridad de cualquier persona
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La ocultación deliberada de cualquier información que indique cualquiera de las cuestiones expuestas anteriormente
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Incumplimiento de las normas de los reguladores
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Incumplimiento deliberado de un término importante de las Políticas de Deribit
4. Responsabilidades
El Consejo de Administración es el responsable final de la adopción de una política de denuncia de irregularidades dentro de la empresa.
Cualquier pregunta sobre la interpretación de esta política o sobre temas que no estén cubiertos explícitamente en este procedimiento debe dirigirse al Jefe de Cumplimiento, quien brindará orientación vinculante sobre la interpretación y la aplicación de este procedimiento.
El cumplimiento es responsable de poseer, mantener y mantener la política de denuncia de irregularidades de la empresa.
5.
objetivo principal de Deribit es, en primer lugar, evitar que se produzca una mala praxis en el lugar de trabajo. Si esto sucediera, el objetivo de la empresa es evitar que se repita. Si es apropiado, se hará todo lo posible para resolver la situación de manera informal en primera instancia. Si esto no es posible, la empresa tomará medidas formales para investigar y tomará las medidas necesarias.
5.1 Primer paso
Si a un miembro del personal le preocupa una mala praxis en el lugar de trabajo, primero debe hablar con su gerente directo, quien normalmente estará en condiciones de ayudarlo.
El gerente directo intentará resolver el asunto tan pronto como sea razonablemente práctico.
Si el miembro del personal no puede ponerse en contacto con su gerente directo por cualquier motivo y en estas circunstancias, debe plantear la inquietud directamente al oficial de denuncias, Maciek Bednarski, quien también actúa como asesor legal de la firma. Su dirección de correo electrónico y su número de teléfono son
El oficial de denuncias se ocupará del asunto o designará a un representante apropiado del Comité Ejecutivo. En cada caso, se debe abrir un expediente de investigación. En el caso de un informe oral, el oficial de denuncia debe preparar un resumen escrito. El archivo de la investigación documentará todos los hechos relevantes, incluidas las entidades involucradas, las horas y las fechas
Los funcionarios deben saber que, en la medida de lo posible, sus inquietudes se tratarán de manera confidencial. Sin embargo, puede haber circunstancias en las que no sea práctico para la empresa presentar una reclamación o tratar a un presunto infractor sin que se conozca la identidad del denunciante, y esto es algo que el miembro del personal debe reconocer al plantear sus preocupaciones
La persona responsable de tratar la inquietud generalmente organizará una reunión con el miembro del personal que plantea la inquietud para discutir el problema en persona. Sin embargo, es posible que se le pida al miembro del personal que exponga sus inquietudes por escrito antes de la reunión.
Las inquietudes se discutirán en su totalidad en la reunión y la persona responsable de tramitar la queja decidirá si es necesario tomar alguna otra medida y, de ser así, cuál será la acción apropiada. Esto puede incluir exigir a la persona responsable de plantear una inquietud que:
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asistir a una nueva reunión con un miembro del Comité Ejecutivo; o
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proporcionar más pruebas para fundamentar su preocupación.
5.3 Tercer paso
Si se determina que la inquietud planteada es válida, la empresa puede tomar una o más de las siguientes medidas. Tenga en cuenta que esta no es una lista exhaustiva:
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Remisión al consejo de administración de la firma o, alternativamente, al Comité Ejecutivo con el fin de llevar a cabo una investigación interna.
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Remisión del asunto al organismo regulador externo correspondiente para una mayor investigación.
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Remisión del asunto a la policía.
A los miembros del personal que hayan planteado una inquietud, a menos que las circunstancias no lo permitan, se les informará sobre las medidas que la empresa ha decidido tomar y deberán tratar dicha información con la más estricta confidencialidad.
5.4 Divulgación externa
Si, después de haber seguido los pasos procesales establecidos anteriormente, el miembro del personal que planteó la inquietud sigue estando genuina y razonablemente insatisfecho con el resultado del procedimiento, puede plantear la inquietud, de forma confidencial, al regulador de la empresa. Debe informar de ello al director general de la entidad jurídica en la que trabaja al menos 7 días antes de tomar dicha medida
La mayoría de las jurisdicciones reconocen que, en algunas circunstancias, puede ser apropiado que el funcionario comunique sus inquietudes a un organismo externo. Deribit recomienda encarecidamente a los miembros del personal que busquen asesoramiento antes de denunciar una inquietud a cualquier persona externa
Las preocupaciones de los denunciantes suelen estar relacionadas con la conducta del personal de la empresa, pero a veces pueden estar relacionadas con las acciones de un tercero, como un cliente, un proveedor o un proveedor de servicios. En algunas circunstancias, la ley protegerá al miembro del personal si el asunto se plantea directamente a un tercero. Sin embargo, Deribit alienta al personal a denunciar estas inquietudes primero a nivel interno o a solicitar asesoramiento si deciden denunciar a alguien externo para garantizar que dicha divulgación no dé lugar a un riesgo de litigio o a una infracción del Código Penal de los Emiratos Árabes Unidos. Deberán ponerse en contacto con su superior jerárquico o con una de las personas indicadas en el párrafo 6.2 para obtener orientación
5.5 Protección contra la victimización
Siempre que el funcionario que plantee la inquietud tenga motivos razonables para creer que sus inquietudes son válidas (incluso si resulta que están equivocadas), la divulgación se hizo de buena fe y ha cumplido plenamente y con el espíritu de esta política y los pasos procesales descritos anteriormente, se aplicará lo siguiente:
La empresa no someterá al miembro del personal que haya planteado una inquietud en virtud de esta política a ningún tipo de acoso, victimización o acción disciplinaria. En la medida de lo posible, cualquier evidencia de respaldo relacionada con los conciertos que se haya presentado se mantendrá segura en todo momento
El personal no puede amenazar ni tomar represalias contra los denunciantes de ninguna manera. Cualquier miembro del personal involucrado en dicha conducta puede estar sujeto a
Cualquier persona que crea que ha sufrido dicho trato debe informar al oficial de denuncias.
5.6 Divulgación fuera de esta Política de Denuncias
Si en algún momento se descubre que un miembro del personal ha planteado una inquietud de manera falsa, malintencionada, vejatoria, de mala fe o con fines de lucro personal, puede ser objeto del procedimiento disciplinario de la empresa, que puede incluir, en las circunstancias apropiadas, el despido.
6. Mantenimiento de registros
Deribit debe conservar todas las comunicaciones y los documentos que obtenga con respecto a cualquier denuncia o investigación durante un mínimo de ocho años a partir de la fecha en que se cierre el asunto.
El oficial de denuncias mantendrá y, cuando sea necesario, actualizará el registro de denuncias.
Esta política debe conservarse durante un mínimo de ocho años después de haber sido reemplazada por una versión actualizada.